Richtlijn voor een Sociaal Veilige Sportomgeving binnen WTC De Lingerenners

Inhoud

  1. Inleiding.
  2. Melden en bespreekbaar maken van ongewenst gedrag.
  3. Klacht en klachtbehandeling.
    3.1 Informeel; de rol van de vertrouwenscontactpersoon (VCP).
    3.2 Formeel; de rol van het bestuur.
  4. Sanctiemogelijkheden van het bestuur.
    Samenvatting.
    Verantwoording.
    Bijlagen 1,2 en 3.

1. Inleiding

WTC De Lingerenners wil een vereniging zijn waar leden elkaar op een open, respectvolle en sportieve wijze tegemoet treden en waar leden zich veilig en prettig voelen. Bij WTC De Lingerenners staan het plezier en de veiligheid van de leden tijdens het fietsen en de activiteiten rond fietsen centraal. Ongewenst gedrag, gedrag dat bovenstaande belemmert, wordt niet getolereerd.

De vereniging heeft een richtlijn ‘Gedrag- en Veiligheidscodes toerfietsen bij WTC De Lingerenners opgesteld (bijlage 1; zie ook de website wtcdelingerenners.nl. Voorbeelden van de manier waarop wij met elkaar willen omgaan zijn te vinden in de ‘Omgangsregels voor leden’ (bijlage 2). Ook worden voorbeelden van ongewenst gedrag gegeven in bijlage 3.

Onderlinge verschillen van mening over gedrag en veiligheid kunnen en zullen er altijd zijn. Deze tijdig signaleren en bespreken kan bijdragen aan of leiden tot een oplossing. Toch kan het zijn dat een lid11 (herhaald) ongewenst en/of onveilig gedrag ervaart. Hij1 kan hierover dan melding maken of een klacht indienen.

Dit document is de richtlijn voor de manier waarop de vereniging omgaat met een melding of klacht omtrent ongewenst gedrag. Het uitgangspunt is, dat een melding of klacht zo informeel mogelijk wordt behandeld. Hierbij geldt, dat in een zo vroeg mogelijk stadium en in openheid wordt gesproken over het gemelde gedrag en dat wordt gezocht naar een oplossing van het ervaarde probleem. Zo nodig zal een klacht formeel worden behandeld.

2. Melden en bespreekbaar maken van ongewenst gedrag

Als een lid ongewenst gedrag ervaart, meldt hij dit en maakt het in een zo vroeg mogelijk stadium bespreekbaar. Dit kan hij melden bij de beklaagde persoon en/of in de betreffende groep. Mogelijk lost dit het probleem al op. Mocht dit niet het geval zijn dan kan het betreffende lid zich direct wenden tot de vertrouwenscontactpersoon (VCP, zie 3.1) of tot een bestuurslid van WTC De Lingerenners voor nadere informatie over een klachtindiening. Het vroegtijdig melden en bespreekbaar maken van ongewenst gedrag van een lid zal de meeste problemen al oplossen.

3. Klacht en klachtbehandeling

Het kan zijn dat een lid niet kiest voor één van bovenstaande gespreksvormen en/of dat een melding omtrent ongewenst gedrag niet op een hiervoor beschreven wijze kan worden opgelost. In dat geval kan een lid een klacht indienen bij de VCP of bij het bestuur van WTC De Lingerenners. Vanaf dat moment wordt niet langer gesproken van een melding, maar van een klacht omtrent ongewenst gedrag.

In het kader van deze richtlijn wordt onder een klacht omtrent gedrag verstaan: elke mondelinge of schriftelijke uiting van ontevredenheid over (een) gedraging(-en) van een WTC De Lingerenners-lid of een andere betrokkene bij een verenigingsactiviteit, die bij de VCP of bij het bestuur wordt ingediend.

Klachtbehandeling gebeurt zoveel mogelijk op een informele en pragmatische wijze. Pas als een informele behandeling niet tot het gewenste resultaat leidt of niet mogelijk blijkt, wordt de formele weg gevolgd. Zolang de klacht bij de VCP van de vereniging in behandeling is, wordt dit als de informele afhandeling gezien. Dit geeft de mogelijkheid om een klacht in eerste instantie op relatief eenvoudige wijze en zonder openbaarmaking te behandelen. In het geval het bestuur de klacht in behandeling neemt, wordt het als een formele afhandeling beschouwd; zie ook verderop.

Vertrouwelijkheid.
Het is van groot belang dat ieder, die met een klacht en bijbehorende informatie in aanraking komt, deze zorgvuldig en vertrouwelijk behandelt. In principe wordt een klacht anoniem afgehandeld, tenzij dit om duidelijk te benoemen redenen niet langer te handhaven is (bijvoorbeeld wanneer de veiligheid van andere leden of betrokkenen in gevaar is). Dit laatste wordt eerst met de indiener besproken, zodat deze zich daarover kan beraden en zo nodig zijn maatregelen kan nemen.

Buiten de vereniging.
Een lid kan een klacht met deskundigen buiten de vereniging bespreken, bijvoorbeeld als een klachtbehandeling binnen de vereniging bezwaarlijk voor hem is. Hij kan ook beide mogelijkheden benutten. Buiten de vereniging kan dit bijvoorbeeld met de vertrouwenscontactpersoon van de NTFU2 of kan het gemeld worden bij het Centrum Veilige Sport Nederland3 (CVSN), dat door het NOC*NSF is ingesteld. Een klacht kan ook met de huisarts of met een maatschappelijk werk-contactpersoon worden besproken.

3.1 De rol van de vertrouwenscontactpersoon (VCP)

De VCP is het aanspreekpunt binnen de vereniging voor klachten omtrent ongewenst gedrag. Dit is een formele functie binnen de vereniging, waarbij de VCP wordt aangesteld door het bestuur. Deze heeft een onafhankelijke advies- en bemiddelingsfunctie en stemt zijn aanpak zorgvuldig af met het lid, dat zich tot hem wendt (indiener). De VCP verwijst door naar de juiste personen of bespreekt met de indiener welke stappen hij/zij gaat nemen. De VCP is wel gehouden elke klacht geanonimiseerd te melden bij het bestuur vanwege de verantwoordelijkheid van het bestuur voor de gang van zaken binnen de vereniging. Tevens geeft dit vroegtijdig kennis en inzicht aan het bestuur, zodat door tijdige maatregelen eventueel ‘erger’ kan worden voorkomen.

Informele klachtbehandeling door de VCP
De VCP:

  • zorgt voor opvang, begeleiding en advisering van een lid, dat een klacht indient;
  • toetst de aard van de klacht en de wens/behoefte van de indiener ten aanzien van de behandeling van de klacht; Als het een relatief eenvoudige klacht betreft, die waarschijnlijk samen met de VCP kan worden opgelost, dan kiest de VCP voor een informele, eigenstandige afhandeling; wel na melding (anoniem) aan het bestuur. Als de klacht complexer van aard is, zoals fysiek geweld of seksueel ongewenst gedrag, dan adviseert hij de indiener om de klacht in te dienen bij het bestuur van WTC De Lingerenners voor een formele behandeling. Hierbij biedt de VCP desgewenst ondersteuning aan de indiener:
  • stemt aanpak en advies, na toestemming van de indiener van de klacht, zo nodig af met de vertrouwenscontactpersoon van de NTFU2;
  • onderzoekt de klacht door middel van het horen van de indiener, desgewenst van de beklaagde en eventueel van andere betrokkenen. Dit doet de VCP in principe anoniem; zie ook de eerder genoemde vertrouwelijkheid;
  • brengt het bestuur direct op de hoogte als er een vermoeden is van een strafbaar feit volgens het Wetboek van Strafrecht;
  • registreert en documenteert de ingediende klacht, inclusief de ondernomen activiteiten ten behoeve van klachtafhandeling;
  • doet één keer per jaar schriftelijk verslag aan het bestuur over de behandelde klachten en geeft hierbij toelichting op het proces van klachtbehandeling. Dit doet hij op anonieme wijze.

Signaleren.
Er kan zich een situatie voordoen waarbij een lid ongewenst gedrag waarneemt zonder daarbij direct persoonlijk betrokken te zijn. Als hij dit ervaart als een ongewenst voorval of een ongewenste ontwikkeling binnen de vereniging, dan kan hij de VCP hiervan op de hoogte stellen. De VCP beoordeelt de situatie en behandelt dit signaal op een vergelijkbare manier als hiervoor beschreven voor een klacht. Een dergelijk signaal wordt door de VCP afzonderlijk van de klachten geregistreerd en gedocumenteerd. Dit wordt eveneens vastgelegd ten behoeve van kennis en inzicht omtrent het voorkomen van ongewenst gedrag c.q. ongewenste ontwikkeling binnen de vereniging.

3.2 Formeel; de rol van het bestuur.

Een lid kan zich ook direct wenden tot het bestuur voor klachtbehandeling zonder tussenkomst van de VCP. In dat geval kan het bestuur de indiener (alsnog) wijzen op een formele klachtbehandeling door de VCP. De keuze is aan het lid, dat de klacht indient. Klachtafhandeling door het bestuur is de formele behandeling van een klacht. Bij de behandeling van een klacht neemt het bestuur de volgende stappen.

Formele klachtbehandeling door het bestuur.
Het bestuur:

  • ontvangt een klacht en bevestigt de ontvangst schriftelijk per aangetekend schrijven aan de indiener binnen een termijn van twee weken;
  • informeert bij de VCP of deze reeds is geraadpleegd door de indiener (VCP informeert bestuur alleen met toestemming indiener) en vraagt de VCP om inzicht en advies;
  • onderzoekt de klacht op basis van hoor en wederhoor bij de indiener, de beklaagde en eventueel andere betrokkenen;
    Bij een formele behandeling heeft de beklaagde het recht om te weten wat de aard en wie de indiener van de klacht is. In dat geval kan de vertrouwelijkheid c.q. anonimiteit niet langer gewaarborgd blijven, tenzij het bestuur de afweging maakt, met respect voor alle belangen, het reëel te achten dat hiermee de veiligheid van de indiener en/of het algemeen belang in gevaar komt. Dit dient vooraf met de indiener te worden besproken. Zie voor een dergelijke afweging ook het eerder genoemde ‘Protocol’5.
  • is in het geval van een (vermoeden van een) strafbaar feit volgens het Wetboek van Strafrecht gehouden hiervan aangifte te doen. In dat geval kan de anonimiteit evenmin langer worden gewaarborgd. Bestuurders van sportverenigingen zijn bovendien volgens afspraak verplicht om vermoedens van seksuele intimidatie te melden bij hun eigen sportbond (i.c. NTFU2) of bij het Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN4). De infographic5 van het CVSN geeft aanvullende informatie over te ondernemen stappen bij een klacht omtrent seksuele intimidatie.
  • wint desgewenst informatie en advies in bij de vertrouwenscontactpersoon en/of jurist van de NTFU2 en/of bij een andere externe instantie;
  • komt op basis van alle ingewonnen informatie tot een afgewogen oordeel en een gemotiveerde conclusie omtrent de ingediende klacht;
  • besluit zo nodig tot het nemen van een maatregel, die voortvloeit uit het oordeel en de conclusie. Het bestuur beschikt daarvoor over verschillende sanctiemogelijkheden (zie onder 4);
  • stelt de indiener en de beklaagde schriftelijk per aangetekend schrijven op de hoogte van het afgewogen oordeel, de gemotiveerde conclusie en een mogelijk opgelegde sanctie. Het bestuur doet dit zo snel als mogelijk na het zorgvuldig afhandelen van bovengenoemde stappen maar binnen een termijn van 8 weken. Indien dit door omstandigheden buiten de macht van het bestuur niet mogelijk blijkt, geeft het bestuur hiervan kennis per aangetekend schrijven aan indiener en beklaagde en benoemt daarbij een nieuw, realistisch termijn;
    Tegen een dergelijk besluit van het bestuur is beroep mogelijk; zie onder 4.
  • registreert en documenteert de behandelde klacht, inclusief alle ondernomen activiteiten ten behoeve van klachtafhandeling;
  • doet één keer per jaar verslag van de door VCP en bestuur behandelde klachten aan de algemene ledenvergadering. Dit gebeurt op anonieme basis;

4. Sanctiemogelijkheden van het bestuur.

In het verlengde van het oordeel en de conclusie inzake een klacht kan het bestuur een sanctie opleggen. Naar toenemende zwaarte zijn de sanctiemogelijkheden:

  1. Gesprek met de beklaagde door tenminste 2 bestuursleden achter gesloten deuren ten einde een laatste poging te doen om tot een oplossing te komen;
  2. Officiële, mondelinge waarschuwing aan de beklaagde tijdens een (vervolg-)gesprek, eveneens achter gesloten deuren en door tenminste 2 bestuursleden;
  3. Officiële, schriftelijke waarschuwing aan de beklaagde per aangetekend schrijven: een berisping. Dit kan worden beschouwd als een ‘Gele Kaart’. Dit wordt aan de leden kenbaar gemaakt;
  4. Schorsing van het lidmaatschap voor bepaalde tijdsduur per aangetekend schrijven. Dit kan worden beschouwd als een ‘Rode Kaart’. Dit wordt aan de leden kenbaar gemaakt;
  5. Ontzetting (royement) uit de vereniging; per aangetekend schrijven. Hierbij wordt het lidmaatschap van het lid definitief beëindigd door het bestuur. Dit wordt aan de leden kenbaar gemaakt en aan de NTFU.

Samenvatting

WTC De Lingerenners wil een vereniging zijn waar leden op een open, respectvolle en sportieve wijze met elkaar omgaan. Ongewenst gedrag wordt niet getolereerd. Dit document is de richtlijn voor de manier waarop de leden, het bestuur en de vereniging omgaan met een melding of een klacht omtrent ongewenst gedrag. Het uitgangspunt is, dat een melding of klacht in een zo vroeg mogelijk stadium bespreekbaar wordt gemaakt, en zo mogelijk informeel en in openheid wordt behandeld. Daarbij wordt gezocht naar een oplossing in de zin van erkenning, excuus en herstel van verbinding en vertrouwen.
Een melding of klacht kan op verschillende manieren worden behandeld en in grote lijnen is dit als volgt.

  • Een lid, dat ongewenst gedrag ervaart, maakt hiervan melding en maakt het zo mogelijk bespreekbaar met betrokken persoon en/of in betreffende groep.
  • Als dit geen oplossing biedt of niet mogelijk is, kan een klacht worden ingediend bij de vertrouwenscontactpersoon (VCP) van de vereniging, die op informele wijze tot een oplossing probeert te komen.
  • Een lid kan een klacht indienen bij het bestuur van de vereniging, dat vervolgens overgaat tot een formele behandeling ervan.
  • Een lid kan (tevens) hulp zoeken buiten de vereniging.
    De VCP en/of het bestuur kan externe deskundigen of instanties raadplegen, zoals de NTFU of het Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN), ingesteld door het NOC*NSF. Deze kunnen ook rechtstreeks door een lid worden geraadpleegd evenals de huisarts of een contactpersoon maatschappelijk werk.
    In de richtlijn wordt beschreven op welke wijze de melding c.q. klacht in de bovengenoemde situaties wordt behandeld. De manier waarop daarbij wordt omgegaan met vertrouwelijkheid en anonimiteit komt ook aan de orde. Bij een formele behandeling komt het bestuur uiteindelijk tot een afgewogen oordeel en een beargumenteerde conclusie, die mogelijk tot een bepaalde sanctie kan leiden. Deze richtlijn kan er evenwel toe bijdragen, dat een dergelijke situatie wordt voorkómen. Door (tijdig) aandacht te schenken aan ongewenst gedrag op de beschreven wijze, zijn andere oplossingen in een eerder stadium waarschijnlijk binnen handbereik.

Verantwoording

In het najaar van 2023 heeft het bestuur van WTC De Lingerenners tijdens een bestuursvergadering besloten dat de voorzitter en het bestuurslid verantwoordelijk voor communicatie de gedragsregels en een klachtenprocedure voor de vereniging op zullen stellen.


Deze gedragsregels en klachtenprocedure zijn onder meer gebaseerd op de informatie en websites van NOC*NSF, bijvoorbeeld het platform Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN), en van de NTFU. Ook hebben zij als basis een template van wielervereniging Het Stadion gebruikt.


Geldermalsen, Januari 2024

Voetnoten

  1. In plaats van de term ‘lid’ kan hier ook ‘leden’ gelezen worden en zo kunnen voor ‘hij’ en ‘zijn’ ook de termen ‘zij’ respectievelijk ‘haar’ gelezen worden; dit geldt evenzeer voor de termen ‘persoon’ en ‘personen’. Dit is voor de gehele richtlijn van toepassing. ↩︎
  2. Nederlandse Toer Fiets Unie – Kenniscentrum > Verenigingen > Sociale veiligheid (ntfu.nl); hier staan ook contactgegevens vermeld. ↩︎
  3. https://centrumveiligesport.nl/contact. ↩︎
  4. https://centrumveiligesport.nl/doelgroepen/bestuurders-en-begeleiders/seksuele-intimidatie-en-misbruik/meldplicht-voor-bestuurders-en-begeleiders ↩︎
  5. https://centrumveiligesport.nl/media/1033/190313_infographic_noc-nsf_sexuele-intimidatie.pdf ↩︎

Bijlagen

Bijlage 1

Bijlage 1. Gedrag- en Veiligheidscodes toerfietsen bij WTC De Lingerenners
Verwacht wordt dat ieder lid van WTC De Lingerenners. zich aan de Gedrags- en Veiligheidscodes houdt tijdens het fietsen van de officiële training- en clubritten. Als we ons aan deze afspraken houden blijft het fietsen voor iedereen binnen de groep veilig en leuk.
Veiligheid hebben wij hoog in het vaandel staan. Wij houden ons dan ook aan de gedragsregels van de NTFU (zie www.NTFU.nl ) en werken met zogenaamde ‘wegkapiteins’.
Dit komt tevens het imago van onze club en het toerfietsen in zijn algemeenheid ten goede.


Gedrag:

  • Er wordt als groep (verschillende niveaus) gereden, dus: ‘Samen uit, samen thuis!;
  • Nieuwe deelnemers aan een groep worden opgevangen en begeleid;
  • WTC De Lingerenners is een toerfietsvereniging. De tochten zijn geen wedstrijd;
  • Er wordt geen afval op de weg of in de berm gegooid;
  • Het dragen van een helm is verplicht;
  • Leden worden geacht tijdens training- en clubritten in clubkleding te rijden;
  • Iedereen wordt geacht deel te nemen op een goed onderhouden fiets voorzien van een bel.

Veiligheid

  • Iedereen houdt zich aan de geldende verkeersregels;
  • Lingerenners hebben respect voor andere weggebruikers, door middel van ‘bellen’ wordt onze komst kenbaar gemaakt;
  • Na een klim wachten we bovenaan tot de laatste boven is;
  • Na een bocht en/of lastige situatie, houden de voorste fietsers tempo in totdat de groep weer aaneengesloten is;
  • Bij pech wordt er gewacht en geholpen bij de reparatie;
  • Iedereen mag een deel van het kopwerk doen en krijgt daar ook de kans voor;
  • Als iemand het tempo niet aan kan wordt er gewacht en het tempo aangepast;
  • Als iemand meerdere weken het tempo niet aan kan, wordt de betreffende persoon hierop aangesproken;
  • Iemand die duidelijk moeite heeft met het tempo, mag op de tweede rij fietsen;
  • Als iemand aanzienlijk beter is dan de overige deelnemers gaat deze niet op kop rijden en het tempo bepalen. Beter is helemaal achteraan fietsen of bewust anderen uit de wind houden of fietsen op het juiste niveau (A+ = 31 km/u, A= 29-31 km/u, B 27-29 km/u, C = 25-27 km/u );
  • De voorste rijders bepalen de richting en geven dat duidelijk aan: richting aangeven met arm en roepen;
  • Obstakels (paal, gat) en richting worden tijdig en duidelijk aangegeven door de voorste rijders en daarna doorgegeven in de groep (tot achteraan);
  • ‘Auto tegen’ en ‘auto achter’ worden ook duidelijk hoorbaar doorgegeven;
  • Een kruising of stoplicht wordt als groep overgestoken;
  • Het wisselen van koppositie in de groep gebeurt via het geldende draaisysteem
  • Bij twijfel rustig rechtdoor fietsen (indien mogelijk);
  • In de bebouwde kom wordt het tempo aangepast aan de situatie;
  • Nooit abrupt van richting veranderen of remmen;
  • Ritsen doen we door ‘Links’ achter ‘Rechts’ invoegen. Wanneer er geritst moet worden dient dit duidelijk te worden doorgegeven.

Bijlage 2. Omgangsregels voor leden.

WTC De Lingerenners verwacht dat haar leden elkaar met respect benaderen en ongewenst gedrag wordt niet getolereerd. Om hier richting aan te geven worden als voorbeeld de volgende omgangsregels gehanteerd:

  1. Accepteer en respecteer de ander zoals hij is en discrimineer niet. Iedereen telt mee binnen de vereniging;
  2. Houd rekening met de grenzen, die de ander aangeeft;
  3. Val de ander niet lastig;
  4. Berokken de ander geen schade;
  5. Maak op geen enkele wijze misbruik van je machtspositie;
  6. Scheld niet en maak geen gemene grappen of opmerkingen over anderen;
  7. Negeer de ander niet;
  8. Doe niet mee aan pesten, uitlachen of roddelen;
  9. Vecht niet, gebruik geen geweld, bedreig de ander niet, neem geen wapens mee;
  10. Kom niet ongewenst te dichtbij en raak de ander niet tegen zijn of haar wil aan;
  11. Geef de ander geen ongewenste, seksueel getinte aandacht;
  12. Stel geen ongepaste vragen en maak geen ongewenste opmerkingen over iemands persoonlijk leven of uiterlijk;
  13. Als iemand je hindert of lastig valt, vraag hem/haar hiermee te stoppen. Als dat niet helpt, vraag dan een ander om hulp;
  14. Help elkaar om je aan deze afspraken te houden en spreek degene, die zich daar niet aan houdt, erop aan en meldt dit zo nodig bij de vertrouwenscontactpersoon (VCP) of het bestuur;
  15. Bovenstaande regels gelden ook bij communicatie via sociale media zoals Facebook, Whatsapp en X (voormalig Twitter)

Bijlage 3. Voorbeelden van ongewenst gedrag.

Wanneer we het hebben over ongewenst gedrag is de ervaring van de sporter leidend. Dit wil zeggen, dat wanneer een sporter zegt ongewenst gedrag te ervaren deze uiting serieus genomen wordt. Globaal gezien onderscheiden we de volgende gedragingen als voorbeelden van ongewenst gedrag:

  • Belediging;
  • Pesten;
  • Bedreigen, agressie en geweld;
  • Discriminatie en racisme;
  • Intimidatie en machtsmisbruik;
  • Seksuele intimidatie;
  • Mishandeling;
  • Onveilig gedrag (Zie ook bijlage 1).
    Het Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN) hanteert de volgende definitie: Grensoverschrijdend gedrag is elke vorm van gedrag of toenadering in verbale, non-verbale en/of fysieke zin, die:
  • door de persoon, die het ondergaat, als gedwongen en/of ongewenst wordt ervaren,
  • als doel heeft de waardigheid van de persoon aan te tasten, en
  • plaatsvindt in de context van sport.